IFOS

Was ist IFOS?

IFOS ist ein von *instinctools entwickeltes, web-basiertes Werkzeug zur durchgängigen Unterstützung im Projekt Management. Es hilft eine effiziente Kommunikation innerhalb der Entwicklungsteams und mit dem Kunden zu steuern. IFOS ist die zentrale Drehscheibe für die Kommunikation und Zuordnung von Verantwortlichkeiten in unseren Projekten. Mit IFOS werden die Projekte für unsere Kunden steuerbar und transparent. IFOS spart Aufwand, den wir lieber in das Prozess Controlling und die Qualitätssteigerung investieren.

Wie wir Projekte mit IFOS managen

*instinctools war bereits bei der Gründung eine internationale Organisation mit geografisch verteilten Teams, die nicht vor Ort beim Kunden eingesetzt waren. Daher war es wichtig, eine Infrastruktur zu schaffen, die eine reibungsfreie Kommunikation ermöglicht. Damit wurde IFOS ein unverzichtbares Instrument für die Kommunikation untereinander, weil es Zeit- und Orts unabhängig funktioniert und gleichzeitig den geordneten Verlauf unserer Projekte gewährleistet.

IFOS hat viele Vorteile:

IFOS ermöglicht einen klaren Statusüberblick und zwar immer wenn der Kunde es wünscht.
Transparenz bezüglich des Projektstatus und die Möglichkeit des Auftraggebers Anregungen direkt an die Entwickler zu senden, ermöglicht die direkte Einbindung unserer Kunden in laufende Projekte.
Automatisches Anzeigen aller wichtigen Vorgänge im Projekt. Die Informationen können zu jedem gewünschten Ausgabegerät gesendet werden: PDA, Laptop oder zum Arbeitsplatz im Büro.
Erstellen, Speichern und gemeinsame Nutzung aller benötigten Dokumente während der Dauer des Projektes.
Unterstützung des Qualitätsmanagements.
Der Kontakt zu allen involvierten Personen eines Projektes wird auch dann gehalten, wenn sie durch Ort und Zeitzonen von einander getrennt sind.
Weitergehender Kundenservice nach erfolgreichem Projektabschluss.

*instinctools’ Kunden bekommen nach dem Projektstart Zugang zum System und profitieren von folgenden Vorteilen:

Monitoren der Prozesse unterstützt den Überblick über Projektaktivitäten und ergänzt die Kontrollfähigkeit und die Effektivität. Kunden erhalten einen Statusüberblick über ihre Projekte, Aktivitäten die sich auf ihr Projekt beziehen und Informationen über das Entwicklungsteam und deren Rolle im Prozess.
Erstellung von Reports – es gibt die Möglichkeit Auswertungen mit einer Übersicht aller Aktivitäten oder den entsprechenden Detail zu einem Projekt zu erstellen.
Fehler / Problem Reporting – Kunden können Übersichten zu Fehlern, Aufgaben und Erweiterungen erstellen, welche per E-Mail direkt an die Entwickler oder an das Management gesendet werden können.
Anforderungen verfolgen – Anforderungen an ein Projekt werden gemäß definierter Prozesse in einer zentralen Ablage gebündelt und organisiert. Der Kunde sieht, in welchem Status sich seine Anforderung befindet.
Direkte Kommunikation mit den Entwicklern – Kunden haben direkten Zugang zu den Entwicklern und können Fragen und Anregungen mitteilen. So lassen sich Zeitverzögerungen und Missverständnisse in der Kommunikationskette vermeiden.
Zugang zur Projektdokumentation – Kunden können alle Informationen bezüglich eines Projektes einsehen und wichtige eigene Dateien zum Projekt hinzufügen. Dieses System gewährleistet, dass während des Projektes und auch danach keine Projektunterlagen verloren gehen.
Kostenkontrolle – Der Überblick über alle Abläufe eines Projektes ermöglicht es dem Kunden, die Verwendung des Budgets zu verfolgen und somit die Kosten für seine Projekte selbst zu kontrollieren.

Hauptfunktionen von IFOS

IFOS hat verschiedene Möglichkeiten das Projekt Management und den ordnungsgemäßen Ablauf eines Projektes zu unterstützen. Die Hauptfunktionen des Systems werden im Folgenden zusammengefasst:

Adressverwaltung für Personen, Firmen und Abteilungen – ermöglicht das Darstellen von Personendaten (Funktionen in Firmen, Telefonnummern, Adressen, Rolle im Projekt).
Gruppe/Teams – ermöglicht das Zusammenstellen von einzelnen Personen zu einem Projektteam.
Kalender – ermöglicht das Darstellen aller Firmen-, Team-, Projekt- oder Privatereignisse, das Senden von Einladungen per E-Mail sowie das Management von Freigaben und Ressourcenplanung. Es zeigt Ereignisse, abhängig von Typ und Ort in verschiedenen Farben. Alle Ereignisse können automatisch in MS Outlook importiert werden.
Fehler verfolgen – Diese Möglichkeit wird für eine einwandfreie Berichterstattung und Korrektur von Softwarefehlern und Anfragen benötigt. Softwarefehler können unterschiedlichen Status haben: offen (Grundeinstellung), in Bearbeitung, erledigt, abgenommen durch die interne QA Abteilung, abgeschlossen oder “ist kein Fehler“. Das System speichert die Geschichte aller Arbeitsabläufe, die als Liste aller Softwarefehler und Anfragen basierend auf folgenden Kriterien dargestellt werden kann: Projekt, Produkt, Zeitraum, Aufgabe, Installation, etc. Außerdem lassen sich Statistiken erstellen und Links zu den Produkten und Projekten, die per E-Mail, allen am Projekt beteiligten mitgeteilt werden.
Anforderungen verfolgen – Der Bedarf neuer Anforderungen wird gemäß definierter Prozesse an einem zentralen Platz gebündelt und organisiert.
Produkt und Projekt Ablage – Beinhaltet alle Informationen du zu einem Produkt oder Projekt gehören: ein Liste von Installationen, zugehörigen Softwarefehlern, Terminkalender, Start und Enddatum, Zugehörige Aufgaben, Dokumente, Verbindung zu anderen Projekten, eine Reihe unterschiedlicher Rollen in einem Projekt, Zeitkontrolle, Veränderungshistorie und E-Mail Benachrichtigung.
Mailboxen – POP und IMAP Mailboxen, ermöglichen das Verbinden von Mailboxen anderer Projekte und Nutzer und das Bewegen von Mails in andere Ordner.
Zeitkontrolle von Projekttätigkeiten – Hilft bei Projektarbeiten die verwendetet Zeit im Auge zu behalten. Erstellt grafische Statistiken.